Loading...
Agenda - 2015-02-23Mary Ratcliff, Co‐Chair  Lisa Adatto  Sarah Asby  Richard Canaday  Meghana Mysore, Youth  Gary Hanifan, Co‐Chair    Priya Judge, Youth  Vidya Kale  Ron Smith  Jon Gustafson, Council Liaison    503.635.0215 380 A Avenue PO BOX 369 Lake Oswego, OR 97034 www.ci.oswego.or.us   AGENDA SUSTAINABILITY ADVISORY BOARD Monday, February 23, 2015 6:30 p.m. – 8:30 p.m. Main Fire Station Conference Room, 300 B Avenue     Contact: City Manager’s Office, sustainability@ci.oswego.or.us, 503‐635‐0215  Also published on the internet at: www.ci.oswego.or.us/boc_sab     The meeting location is accessible to persons with disabilities. To request accommodations please contact the  City Manager’s Office 48 hours before the meeting.      I. AGENDA  6:30 Call to Order and Roll Call  Announcements from Board and Staff  Approval of January 26, 2015 meeting minutes  Public Comment (comment on agenda items may be deferred to discussion of that item)    6:40 Regular Business (I‐Information, C‐Conversation/Discussion, D‐Decision, R‐Recommend to Council)     II. ADJOURNMENT    ATTACHMENTS  Please note that all materials are sent electronically.  Please review before meeting.   Draft minutes – 1/26/2015   Council/LORA Draft Upcoming Meeting Schedule         NEXT MEETING:  Monday, March 16, 2015. Main Fire Station Conference Room, 300 B Ave., 6:30 to 8:30pm   A. Review Agenda Hanifan 1 min. I  B. City Council Update Councilor Gustafson 10 min. I  C. Fix a Leak Week, Water Conservation Program  Update  McCaleb 30 min. I, C  D Board and Commission Summit Recap Hanifan 10 min. I  E. LOSN/SAB Partnership Smith 20 min. I, C  F. SAB 2015 Goals Update and Reports All 10 min. I,C  SUSTAINABILITY ADVISORY BOARD    Vision of a Sustainable Lake Oswego  A sustainable Lake Oswego is a community that meets the vital human needs of the present without  compromising our ability to meet future needs. This requires consideration of both long‐term and short‐ term effects on ecological, economic, and community systems. Operating sustainably means that we are  leaving a legacy for the community of Lake Oswego and the planet.    A sustainable Lake Oswego is a place recognized nationally as a model of livability—a unified city with a  vital downtown, a strong sense of neighborhoods, and a harmonious relationship with the natural  environment. The lives of everyone who lives, works, and conducts business in Lake Oswego are  enriched by a wide range of choices in transportation, housing, recreation, and culture. Our  infrastructure is sound, our finances stable, and our citizens and employees healthy and engaged.    SAB Mission & Duties    The mission of the Sustainability Advisory Board is to promote the economic, ecological, and quality‐of‐ life sustainability of our community.   The Sustainability Advisory Board shall:  a. Advise and assist the City Council in efforts to make City operations more sustainable.  The  Sustainability Advisory Board is guided by the Sustainable City Principles embodied in the City’s  Sustainability Plan.  b. Assist in the development of plans and policies to enhance the sustainability of the City as a  whole.  c. Educate and engage the public in efforts to make the community of Lake Oswego, including  residents, businesses, and institutions, more sustainable.    SAB Meeting Groundrules  We have agreed to abide by these groundrules to increase our meeting effectiveness.  1. Participate – everyone share “airtime”  2. Speak for yourself – use “I” language  3. Seek clarity:  – ask clarifying questions  – paraphrase what you hear others say  – check out your hunches  4. Be respectful:  – be on time  – come prepared  – turn off phones, pagers, and other devices  – avoid interrupting others  – don’t use inflammatory labels & judgments  5. Have fun  CITY OF LAKE OSWEGO  Sustainability Advisory Board Minutes    January 26, 2015   Call to Order / Roll Call  Co‐chair Mary Ratcliff called the January 26, 2015 meeting of the Sustainability Advisory Board (SAB) to  order at 6:33 p.m. in the Conference Room of the Main Fire Station, 300 B Avenue, Lake Oswego,  Oregon.    Members Present: Co‐Chair Mary Ratcliff, Lisa Adatto, Richard Canaday, Meghana  Mysore, Priya Judge, Vidya Kale, Ron Smith, and Councilor Jon  Gustafson  Members Excused/Absent Co‐Chair Gary Hanifan, Sarah Asby  Staff: Jordan Wheeler, Deputy City Manager  Guest: Liz Start, Republic Services    Announcements from Board and Staff  Jordan Wheeler updated the Board on the recruitment for the Sustainability and Management Fellow  position.     Approval of Minutes  The Board unanimously approved the December 15, 2014 meeting minutes as amended with the correct  meeting location.     Public Comment   None     Regular Business    A. Review Agenda  Co‐Chair Ratcliff reviewed the meeting agenda.      B. City Waste Audit and Green Schools Certifications   Liz Start presented the results of the Materials Assessment for city facilities for 2014.  The facilities  audited included City Hall, West End Building, Library, Adult Community Center, Jean Road Fire  Station, and Westlake Fire Station.  The report included recommendations for each facility to  improve on the amount of recyclable material that end up in the waste stream.  Ms. Start provided an overview of the Green Schools Certification Process.  She informed the Board  that 5 schools in the Lake Oswego School District are current with their certifications.  Two schools  are at the Premier Level: Hallinan and Oak Creek.  Three schools are at the Merit level: Westridge,  Forest Hills, and Lakeridge Junior High School.   The SAB is interested in connecting with the school  district and individuals at the schools to help them in the certification process.  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes  January 26, 2015  Page 2 of 2 Ms. Start reviewed the previous Recycling Event on American Recycles Day with the materials and  organizations involved.  The SAB is interested in partnering with Republic Services in organizing a  Recycling event. Ms. Start offered to draft up a plan and share with the SAB.   C. Paperless Board   Jordan discussed the Paperless Board goal and the implemented changes and the objective.  No  materials were printed for the meeting and city tablets were available for use during the meeting by  members.      D. City Council Update/City Council Goals Update  Councilor Gustafson reviewed the Council Goal setting meeting and draft goals and topics of  upcoming importance for the Board.  The Board discussed the Operations Facility and other city  infrastructure, particularly their interest in the implementation of the high performance building  policy and ensuring that a life cycle cost analysis occurs for the new facility.  The SAB was informed of the upcoming North Anchor forum and other opportunities for the Board’s  input on the future of that development.    E. Sustainability Action Plan Update  Jordan updated the Board on the Sustainability Action Plan and some of the projects in progress.  F. SAB Goals Update and Reports  Co‐Chair Ratcliff and Mr. Kale reported on the progress on the sustainably designed and maintained  park goal.  Ron Smith updated the Board on his outreach to other boards and commissions.  Mr. Smith requested time to talk for next month about the potential partnership with the Lake  Oswego Sustainability Network.   Adjournment  Co‐chair Ratcliff adjourned the meeting at 8:28 p.m.      Respectfully submitted,      Jordan Wheeler  Deputy City Manager  Council/LORA Draft Schedule February 18, 2015    Tuesday, February 24  LORA Special Meeting  6:30 p.m.  Board Business    Minutes   East End Redevelopment District Amendment #18 – Revise Civic  Center (Project O)   Financial Forecasts for East End and Lake Grove Districts   East End Project Priorities for FY 2015/16   Project Updates    Tuesday, March 3  Council Regular Meeting    6:30 p.m.  Presentations   CPR Anytime Training (Johnson)   New Council Digest (Lazenby)    Action   Fix a Leak Week Proclamation (McCaleb)   REGJin IGA Approval (Johnson)   2015 Council Goals (Lazenby)   Contract Award WO 187, Cervantes Water Main Replacement  (Kudna/Rooney)   Resolution 15‐13, IGA for REGJin (Scobert) (consent)   Community Survey Direction (Schneider)    Public Hearings   LU 14‐0018, Nonconforming and Variance CDC Amendments  (Numanoglu)   Cedar Street Vacation (Rooney)    Tuesday, March 10  Council Special Meeting  5:30 p.m.  Study Sessions   PP 14‐0005 – Tree Code Amendment for Management of Large  Forested Parcels (Siegel)   Sensitive Lands Update (Siegel)   Broadband Issues (Lazenby)    Tuesday, March 17  Council Regular Meeting  6:30 p.m.   Presentations   Walk for Water Proclamation (Gary Middlestead)    Action   Contract Award, WO 175, Rockinghorse Lane Drainage Improvement  Project (Amsberry)    Arbor Week Proclamation (Holen)   Request for Approval of Personal Service Contract for Owner’s  Representation Services for the Operations Center Project (Hooper)   Friends of Rogerson Clematis Collection License (Stee)    Award of Community Rowing Contract (Stee)   Introduction of Lake Oswego Community Rowing Program (Stee)     Council/LORA Draft Schedule February 18, 2015  Public Hearings   PP 14‐0005 – Tree Code Amendment for Management of Large  Forested Parcels (Siegel)  Thursday, March 19  Budget Committee  Meeting, 6:00 p.m.    Tuesday, April 7  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action   Award of construction contract for WO 193: Pavement Preservation  Project (Kudna)     Public Hearings  Tuesday, April 14  Council Special Meeting  5:30 p.m.  Joint Session with the Planning Commission   Land use, transportation and infrastructure alternatives for the SW  Employment Area Plan  Tuesday, April 21  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action   Iron Mountain Wastewater and Pedestrian Bridge Project Award  (Tipton)    Public Hearings  Thursday, April 23  Budget Committee  Meeting, 6:00 p.m.    Thursday, April 30  Budget Committee  Meeting, 6:00 p.m.    Tuesday, May 5  Council Regular Meeting  6:30 p.m.   Action    Public Hearings  Council/LORA Draft Schedule February 18, 2015  Thursday, May 7  Hold for possible Budget  Committee Meeting    Tuesday, May 19  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action    Public Hearings  Tuesday, June 2  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action    Public Hearings  Tuesday, June 16  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action    Public Hearings  Tuesday, July 7  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action    Public Hearings  Tuesday, July 21  Council Regular Meeting  6:30 p.m.  Action    Public Hearings    To Be Scheduled  COUNCIL   Annexation Policy – review of Resolution 04‐38   Council Rules of Procedure Update (Schneider/Powell)   Foothills Plan Review   Police Body Cameras (Johnson)   Right‐of‐way Management Issues (Rooney)   Sensitive Lands Revisions Implementation Package (Siegel)   Sewer Extension Policy    UGB and Stafford    Worker’s Cottage Lease Agreement   Lake Grove Parking Management Plan (Wheeler)