Loading...
Approved Minutes - 2013-05-20  CITY OF LAKE OSWEGO  Sustainability Advisory Board Minutes    May 20, 2013  Call to Order / Roll Call  Co‐chair Gregory Monahan called the meeting to order at 6:30 p.m. in the Conference Room of the Main Fire  Station, 300 B Avenue, Lake Oswego, Oregon.  Members Present: Co‐chair Gregory Monahan, Sarah Asby, Andre DeBar, Jason Duhl,  Vidya Kale, Mick Mortlock, and E. Jay Murphy  Members Excused / Absent: Co‐chair Lisa Adatto, Matthew Fischer (Youth Member), Miranda Kraus  (Youth Member), and Suzanne Spencer  Council Liaison: Skip O’Neill  Guest(s): Gary Hanifan, Mary Ratcliff (alternate), Ian Goldsmith (alternate)  Staff: Susan Millhauser, Sustainability Coordinator    Announcements  Ms. Asby related she had attended an ODOT meeting regarding options for improved passenger rail service in  the Portland to Eugene‐Springfield segment of the Pacific Northwest Rail Corridor.  She related that high speed  trains required straight routes.  The most discussion had been regarding whether the train should follow I‐205  and slow down and if there should be a station at Wilsonville or Tigard to connect with existing public transit.      Approval of Minutes  Mr. Kale moved to approve the Minutes of March 18, 2013. Mr. Duhl seconded the motion and it passed by  unanimous vote.      Review City Council Draft Upcoming Meetings  Ms. Millhauser reported the City Council was about to approve a budget; discuss the water project; discuss  zone changes and annexations; and consider the first package of Comprehensive Plan topics.  It was working  on recruiting a new city manager. Councilor O’Neill clarified the Budget Committee had considered a package  that would have cut the sustainability coordinator position, but it had not made that cut. Mr. Monahan  thanked Councilor O'Neill for his support of the sustainability program during the budget process.      Public Comment – None  Regular Business  A.  Review Agenda  Mr. Monahan added an agenda item about the upcoming Comprehensive Plan Citizen Advisory Committee  meeting to the agenda.      B. Work Plan Update – Sustainability Outreach Presentation Final Review & Next Steps  Ms. Ratcliff presented the revised SAB presentation she had been working on and received feedback from the  group. Ms. Millhauser announced they had drafted a letter that could be used as direct mail to community  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes May 20, 2013  Page 2 of 4   groups. There had been an announcement in Hello L.O. A representative of a catering company had called to  ask for a presentation. The City could loan out a laptop with the presentation on it together with a projector.      C. Work Plan Update – Outreach Event Calendar and Upcoming Volunteer Opportunities  Ms. Millhauser noted that the calendar would help members remember what outreach activities the Board  was working on. It had their outreach plan and strategy on it. Recent outreach activities included the Lake Run  and a Walk and Bike to School Month program at Lake Grove school where ten people had signed up for the  100 Mile challenge. She pointed out a Green Home Tour and a Watershed Tour were scheduled. A boat tour in  conjunction with the Lake Corporation was being discussed. An October event related to waste prevention was  being planned. New Seasons Market in Mountain Park was holding a bike fair on July 13.      The Board assigned volunteers to the booth staffing schedule for the upcoming Farmers Market on June 22.  Ms. Millhauser offered to get more information on a fall event to be put on by Friends of Luscher Farm. The  SAB members offered ideas for future events. Those included inviting a Green Building Services spokesperson  to talk about LEED or Energy Star homes; Earth Advantage’s residential remodeling certification; providing  information about state incentives; and an SAB Facebook page. Councilor O’Neill noted that the recently  screened file, The Greenest Building, was well done.    D. Work Plan Update – 100 Mile Challenge Status  Mr. Kale had surveyed people as they came into the Library about how they had gotten there. 75% of them  had driven there.  The average distance they had traveled to get there was 2.5 miles. He had learned that  many people came to the Lake Oswego Library from nearby cities. He saw a need to change people’s  perspectives through incremental changes and get them to think about doing something differently. Most of  those he talked with had not heard about the 100 Mile Challenge. It was suggested to place informational  postcards at local stores. Ms. Millhauser confirmed there were three maps available: the Metro bike map;  Clackamas County bike map; and the Lake Oswego Trails and Pathways map. People who signed up for the  Challenge could ask for the transportation resource bag that had all the maps in it as well as additional  information. Mr. Goldsmith added he had been working with Ms. Otto on a set of Lake Oswego maps showing  walking and biking routes and local businesses.    E. Work Plan Update – Luscher Area Master Plan (LAMP)  Mr. Monahan related he had heard the process for approving the Plan might not go through the City and  County land use planning processes, but would rather be a propriety master plan to guide future uses. He  reported that Friends of Luscher Farm had a newly appointed board. He was the President.  The other board  members were Steve Dodds (PRAB), Heidi Schrimsher (NRAB), Casey Holwerda (HRAB) and Laura Masterson  (CSA farmer). They were all very knowledgeable about the Plan. They were going to ask Parks and Recreation  to recognize them as a friends group. They would advocate for development of the Plan in the way they  thought was intended. They were meeting with other groups, including neighborhood associations, natural  area groups, Friends of Tryon Creek State Park representatives, and Zenger Farm representatives. They wanted  to find out how coalitions worked and how a farm similar to Luscher was operated.    During the discussion Mr. Monahan clarified the current master plan was from 2007 and that the draft Plan  being considered would serve as a framework. The Friends group would not let it sit on a shelf. There would  need to be a lot of community involvement. Luscher would not be like any other park in the city. He  anticipated that the City Council would consider the draft Plan in August.    Mr. Kale asked about the Urban Growth Boundary (UGB) amendment. Councilor O'Neill provided an update  and indicated he thought Metro would approve bringing the Reseke property into the UGB. The appeal had  just been dropped. He believed Metro knew they were not bringing it in to be dedicated to a tennis center, but  because it used to be in the city limits and they wanted to have it back in to be used for whatever recreation  use they felt was the most appropriate use for it.  Mr. Monahan commented that it was likely the Reseke  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes May 20, 2013  Page 3 of 4   property would be brought into the UGB, but the rest of Luscher would not come in for a long time. Only a  portion of the Plan could be accomplished until it was brought in. However, the agricultural aspects of the Plan  fit current County Exclusive Farm Use (EFU) zoning.      F. City Sustainability Plan Progress Report – Presentation  Ms. Millhauser was working on the draft report and vetting it with city departments. Then she would provide  the SAB members with copies of the report she would present to the City Council. She offered some  background information and outlined the city’s progress in meeting the 2012 targets in the 2007 Sustainability  Plan for City Operations. Highlights were that the city had come pretty close to meeting the target to reduce  emissions to 7% below the 2000 baseline. It had reduced Greenhouse gas emissions by 13% since 2006, but by  2% since 2000. The city had gone beyond the target to reduce energy consumption from operations by 10% by  reducing consumption by 11%. There was a target to have all city energy use from renewable sources. They  were up to 17% now. There was a target to have 50% of the city’s vehicle fleet powered by alternative fuels.  Currently 8% of fleet was hybrid gas/electric or propane. The city had received a DEQ grant to retrofit some of  the heavier vehicles to reduce diesel particulates. The data that showed a 51% increase in overall fleet vehicle  miles per gallon was a little suspect because it depended on a manual entry at the fueling pump.      Ms. Millhauser presented the results of the most greenhouse gas emissions inventories for city operations. A  large part of emissions was related to use of electricity and embodied energy related to purchased goods and  services (such as a lot of new pipe for the sewer project); solid waste; and employee commutes. Since 2006  there had been a decline in total energy use that could be attributed in large part to the reduction in energy  use at the water treatment plant. The city and the community were conserving more water; there had been  efficiency‐related improvements; and the weather had helped. The plant had a goal to purchase renewable  power. The plant had been purchasing green power since 2005. In 2011 about 90% of the electricity it used  was from wind power as the premium cost to purchase had dropped significantly. She reported that use of  natural gas had increased because the city purchased the West End Building, which had old natural gas  powered heating and cooling equipment.     Ms. Millhauser related the city was looking at switching to LED streetlights. (The city had worked with Energy  Trust in past years to switch out all of the red and green signal lights.)  A federally funded project to replace 56  lights in the city parking lot had resulted in significant savings: 61% energy reduction, which was savings of $88  per month per light ($23,000 total over the life of the new bulbs); and less maintenance. A member asked  what the payback was for putting a new fixture in. Councilor O'Neill advised it could vary, depending on run  time, and was between 10 and 20 years. It would cost $2 to $2.5 million to replace all of the streetlights. The  city was going to consider whether or not to let PGE own the lights and keep the savings for itself. The state  public utility commission had established a rate for LEDs this past year.      Ms. Millhauser was asked if driving had increased or decreased. She observed the data showed they had used  less fuel per staff person, but they did not know for certain because it depended on staff manually entering  their odometer reading when they fueled up. She reported the city had replaced a diesel sewer scoping truck  with a hybrid diesel/electric truck. Councilor O'Neill related the city was in the process of purchasing two fire  trucks for about $1 million each.      Ms. Millhauser confirmed that it was a contractor who watered the hanging plants along the streets. SAB  comments included a suggestion to consider intelligent transportation systems; a suggestion to consider using  compressed natural gas (CNG); a suggestion to stipulate use of CNG in the garbage haulers’ contract; and an  opinion that if the city had more affordable housing the employee commute numbers would be better. Ms.  Millhauser related the city had looked into using CNG, but it did not have enough uses for it to justify the  expense of installing a CNG fueling station. She related the city reimbursed employees 100% of the cost of bus  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes May 20, 2013  Page 4 of 4   transportation up to the IRS limit of $110. There had been a bump in that cost in 2009 for some unknown  reason. The city was now scrutinizing reimbursement more closely. Anecdotal reports were that TriMet had  changed connections with downtown Portland so there was a longer wait and some had stopped riding the  bus. A 2010 employee commute options survey showed that about 20% of employees were getting to work via  other modes than driving alone.      Mr. Monahan inquired about the frequency of employee sustainability training. Ms. Millhauser advised there  had been an initial training effort, but there was not enough staffing capacity to continue to train employees.  They were provided with an employee sustainability guide. Ms. Millhauser planned to send the full draft report  to the members the next week. Proposed next steps included the formation of an ad hoc staff steering  committee to review the progress and update the sustainability plan.      G. Budget Update  Councilor O'Neill offered his perspective on the budget. The city would need to have a minimum of $25 million  per year of new construction in order to be a sustainable city, deliver services and stay ahead of cost increases.  There had not been large projects built in the city in the past few years. The number of employees could only  be decreased so far before services declined. Now some projects were being proposed that would increase the  tax base, such as the Wizer block project, the North Anchor project; Gramor’s Kruse Way project; and  potentially the WEB if that property was sold. Those developments could increase tax revenue by $500,000 to  $1 million per year and help the city maintain its services. If the city did not grow the community change would  happen anyway, in the form of reduced city services. He noted that Lake Oswego would have adequate water  and sewer infrastructure to serve those developments and it had a great, varied, housing inventory.     H. Comprehensive Plan Joint Meeting of CAC/SAB/NRAB/PRAB  Mr. Monahan encouraged SAB members to attend the joint meeting to be held the following Thursday at 5pm.  Mr. Kale suggested he could attend. Ms. Millhauser clarified this meeting was about the non‐Sensitive Lands  portion of the Comprehensive Plan update related to natural resources. Councilor O'Neill noted the city had  offered a proposal to Metro with regard to Sensitive Lands. He take was that Metro probably did not want any  city to act on its own. Ms. Millhauser announced that Metro was working on implementing Climate Smart  Communities. They asked the SAB to host an open house. She suggested maybe TAB and the Planning  Commission as well. They would hear more about that when information became available.    I. SAB Social Event  Mr. Monahan announced that he and Ms. Adatto had talked about having a summer get‐together sometime in  July. She would be happy to host it. Mr. Monahan would send out email to ask members to suggest a time they  could all get together.      J. Adjournment  The next meeting was scheduled on June 17, 2013. There being no other business Co‐chair Mr. Monahan  adjourned the meeting at 8:30 p.m.  Respectfully submitted,        Susan Millhauser  Sustainability Coordinator