Loading...
Budget_Process_with_Calendar_BN21_no pg footerTHE BUDGET PROCESS       BUDGETING in the STATE of OREGON    A budget as defined by Oregon State Law [Oregon Revised Statutes (ORS)], is a financial plan containing  estimates of revenues and expenditures for a given period or purpose. Local governments in Oregon  operate on a fiscal year that begins July 1 and ends the following June 30. Budgeting requires local  governments to evaluate plans and priorities in light of the financial resources available to meet those  needs. In Oregon, a budget is necessary to justify the need for a given rate and amount of property taxes.    Oregon’s local governments are regulated and controlled by ORS. The state’s local budget law is set out  in ORS 294.305 to 294.520, and 294.555 and 294.565. These statutes provide legal standards for  preparing, presenting, adopting, implementing, and monitoring the budget. Oregon local budget law has  four major purposes:     Establish standard procedures   Outline programs and services and the fiscal policy to carry them out   Provide methods of estimating revenues, expenditures, and proposed levies   Encourage citizen involvement in budget formulation before budget adoption    BUDGETING in the CITY of LAKE OSWEGO    Budget Adoption   The City of Lake Oswego prepares and adopts a budget in accordance with Oregon Budget statutes. The  budget is presented by fund and department categories.      The City Manager has responsibility for management of the overall City budget and maintaining budgetary  control at the approved appropriation level. Ongoing review and monitoring of revenues and  expenditures is performed by the Finance Department and the appropriate operating departments. Under  the City’s expenditure limitation, total expenditures cannot exceed the final appropriation once the  budget is adopted.     Budget Amendments   There will be times when an adopted budget has no authority to make certain expenditures or when  revenues are received for which the City had no prior knowledge. The budget may be amended during a  budget period through adoption of a transfer resolution or supplemental budget to authorize  expenditures and/or appropriate additional revenues in the current budget period. Amendments to  budget appropriations are approved by Council. By transferring appropriations, the City usually has  enough flexibility to carry out the programs prescribed in its adopted budget.    THE BUDGET PROCESS     BUDGET CALENDAR    October through December   City Manager and Finance develop budget goals and guidelines   Present goals and guidelines to management    January and February   City Council establishes goals for the year   Preliminary budget drafts are prepared and submitted for Finance review   CIP project requests due to management    March and April   Finance performs final review and reconciliations and prints proposed budgets   Budget Committee meetings are advertised   City Manager presents budget message and budget at the first Budget Committee meeting in April   Budget Committee discusses and deliberates on the Proposed Budget    May    Budget Committee discusses, deliberates and approves the budget   Budget is updated to reflect changes, if any, and forwarded to Council   Advertise notice of state shared revenues   Prepare and publish Financial Summary and Notice of Budget Hearing for adoption of budget   Publish Notice of Supplemental Budget Hearing    June    Council passes supplemental budget resolution   Council passes resolutions for state revenue sharing eligibility and proposed uses   Council holds public hearing to allow citizen comment on the approved budget and adopts the  Budget, makes appropriations, and sets and classifies tax levies    July   The Adopted Budget takes effect   Submit budget packets to County Assessors (Clackamas, Multnomah, and Washington Counties).  THE BUDGET PROCESS       BUDGETING BY FUND    The City’s budget is organized on the basis of funds, or account groups, and each is considered a separate  accounting entity. The operations of each fund are accounted for with a separate set of self‐balancing  accounts.        Governmental funds finance most of the City’s functions and include the general fund, special revenue  funds, debt service fund, and capital projects funds. Proprietary funds are used to account for the City’s  activities that are similar to those often found in the private sector and include enterprise and internal  service. All of the City funds in the budget document are listed below and are appropriated.    Major funds represent the significant activities of the City and basically include any fund whose revenues  or expenditures, excluding other financing sources and uses, constitute more that 10% of the revenues or  expenditures of the appropriated budget.    Governmental Funds    GENERAL FUND General Fund (Major Fund)    RESERVE FUND Capital Reserve Fund    SPECIAL REVENUE FUNDS Trolley Fund; Tourism Fund; Street Fund (Major Fund); Building  Fund; Public Art Fund; Bicycle Path Fund; Systems Development  Charges Fund; Library Endowments Fund; and ACC Endowment  Fund    DEBT SERVICE FUNDS Bonded Debt Service Fund; and City/LORA Debt Service Fund    CAPITAL PROJECTS FUND Assessment Project Fund; and Parks Bond Fund    Proprietary Funds    ENTERPRISE FUNDS Water Fund (Major Fund); Lake Oswego – Tigard Water   Partnership Fund; Sewer Fund (Major Fund); Stormwater   Fund (Major Fund); and Tennis Facility Fund    INTERNAL SERVICE FUNDS Engineering Fund; Public Works Support Services Fund; and  Operations Building Fund  THE BUDGET PROCESS     BASIS OF ACCOUNTING    Budget Basis  All of the funds are budgeted using the modified accrual basis of accounting in accordance with budgetary  accounting practices. In modified accrual, revenues are recognized when they become measurable and  available. Measurable means that the dollar value of the revenue is known. Available means that it is  collectible within the current period or soon enough after the end of the current period to pay off liabilities  of the current period.     Significant revenues that are considered to be measurable and available under the modified accrual basis  of accounting are property taxes, franchise fees, and assessment lien installments received within  approximately 60 days of the end of the fiscal year. Expenditures are recognized when the liability is  incurred, except for interest on general long‐term obligations which is recorded when due.    Audit Basis  The audit, as reported in the Comprehensive Annual Financial Report (CAFR), accounts for the City’s  finances on the basis of generally accepted accounting principles. Generally Accepted Accounting  Principles or GAAP is defined as conventions, rules, and procedures necessary to describe accepted  accounting practice at a particular time. The modified accrual basis of accounting, a GAAP‐approved  method, is also used in the audit for all funds except for the Proprietary Fund Types (i.e., Water, LO‐Tigard  Water Partnership, Sewer, Stormwater, Tennis, Engineering, and Public Works Support Services).  The  audit uses the full‐accrual method of accounting for the Proprietary Funds. The CAFR shows all of the  City’s funds on both a budgetary and GAAP basis for comparison purposes.